Szabadság tervezése: így előzd meg a kiégést nyáron

Pozvai Zsolt a Develor Zrt. tanácsadó cég nemzetközi vezérigazgatója szerint a nyári szabadságok összehangolása minden méretű cégnél komoly kihívást jelent. A gyerekes szülők érthető módon több időt szeretnének otthon tölteni miközben a kisvállalkozók gyakran attól tartanak hogy nélkül összeomlik a rendszer. A megoldás a tudatos szabadság tervezése ami már hónapokkal korábban elkezdődik és világos belső szabályokat igényel.

„Az biztos hogy a legnagyobb nehézség ez a kontroll úgymond elvesztése a szabadság alatt vagy elengedése ami mögött teljesen egyértelműen bizalomhiány van.”

A nyári szabadságok összehangolása komoly fejtörést okoz a legtöbb cégnek függetlenül attól hogy nagy multinacionális vállalatról vagy kisebb családi vállalkozásról van szó.

Mindenki más időpontot szeretne a pihenésre és a gyerekeseknél különösen égető a kérdés mert a gyerekek is otthon vannak. A kisvállalkozóknál ráadásul gyakran az a félelem uralkodik hogy ha ők nincsenek ott a cég nem működik tovább. Ez a probléma nem oldódik meg magától csak akkor ha előre átgondolják ki mikor megy el és milyen feladatok maradnak hátra. A tapasztalat azt mutatja hogy ahol nincsenek világos szabályok ott az utolsó pillanatban dőlnek el a dolgok és mindenki csalódott lesz.

A törvényi határidő tizenöt nap de a gyakorlatban ez messze nem elegendő a zökkenőmentes működéshez. Ha egy osztályon egyszerre tíz ember jelzi hogy el szeretne menni akkor a vezetőnek szinte lehetetlen összehangolni a helyettesítéseket. Érdemes ezért már januárban vagy februárban elkezdeni a szabadság tervezést és közösen egyeztetni az igényeket. Sok vezető és munkavállaló egyébként azt sem tudja pontosan milyen jogai és kötelességei vannak a szabadsággal kapcsolatban. Az ad hoc döntések pedig mindig konfliktusokhoz vezetnek.

Pozvai Zsolt a Develor Zrt. tanácsadó cég nemzetközi vezérigazgatója szerint a két hét egyben a minimális időtartam ami a kikapcsolódáshoz kell.

Sokan azonban csak hosszú hétvégéket vesznek ki ami praktikusnak tűnik de nem szolgálja a feltöltődés célját. A három hét már sokkal jobb esélyt ad a valódi mentális megtisztulásra és erre egyre többen ráébrednek különösen a fiatalabb generációk körében. A nagy cégeknél ez a gyakorlat elterjedtebb mert ott jobban felépített rendszerek működnek. A kisvállalkozóknál viszont gyakran az az érzés hogy nélkük megáll az élet.

A vállalkozók gyakran nehezebben engedik el a céget mint az alkalmazott vezetők mert félnek a kontroll elvesztésétől. Ez a félelem azonban mögöttes bizalomhiányt takar önmagukban és a kollégáikban is. Ha egy cég két hét alatt komoly problémákba ütközik akkor valószínűleg nincs jól felépítve a működés és a felelősségek. Ugyanakkor az is igaz hogy ha valaki soha nem megy el hosszabb szabadságra akkor előbb-utóbb kiég és már nem tud jó döntéseket hozni. Ez az ördögi kör csak akkor törik meg ha a vezető megtanulja elengedni a gyeplőt.

A modern munkavégzés intenzitása miatt elengedhetetlen a rendszeres hosszabb pihenés különben a kiégés elkerülhetetlen.

Ma már nemcsak a vezetőkre hanem az egyszerű munkavállalókra is óriási nyomás nehezedik a teljesítmény és a hatékonyság miatt. A szabadság a legjobb eszköz a kiégés ellen még akkor is ha közben valami kis probléma adódik a cégnél. Egy jó vezető olyan embereket nevel maga mellé akik problémákat tudnak megoldani a hiányában is. Ha ez nincs meg akkor a cég a vezető nélkül valóban sérülékeny marad.

Érdekes módon a legjobb ötletek gyakran a szabadság utolsó napjaiban vagy utána jönnek elő. Amikor az ember végre kiszakad a napi vergődésből akkor tud felülről ránézni a dolgokra és meglátni a nagy összefüggéseket. Pozvai Zsolt ezt saját magán és a kollégáin is rendszeresen megfigyeli. Aki viszont folyamatosan bent van a napi teendőkben az nem tud kreatívan gondolkodni és hosszú távon csökken a teljesítménye is. Ezért a tudatos szabadság tervezése nemcsak a dátumokról szól hanem arról is hogy az ember valóban ki tudja kapcsolni a munkát.

A szabadság alatt történő zaklatás az egyik legnagyobb hiba amit elkövethetünk akár vezető akár beosztott részéről.

Amikor valaki elmegy pihenni de este mégis meg kell néznie az e-mailjeit akkor nem történik meg a valódi feltöltődés. Ez gyakran csak éreztetett elvárás a szervezeti kultúrában és nem kimondott szabály. A felelősség pedig kölcsönös mert sokszor a beosztottak is állandóan írnak a főnöküknek minden aprósággal. Ha a szabadság előtt rendesen átadják a feladatokat akkor sokkal kevesebb ilyen megkeresés lesz.

Érdemes előre megállapodni a kollégákkal abban hogy milyen gyakran és milyen módon lehet elérni a szabadság alatt. Van aki napi egyszer reggel átnézi az e-mailjeit és ezzel le is zárja a témát. Mások heti kétszer szerdán és pénteken szánnak erre időt és ezt előre közlik is. Így a kollégák tudják mikor érdemes fontos ügyben írni és nem zaklatják feleslegesen a pihenőt. Pozvai Zsolt például ezt a modellt követi és azt tapasztalja hogy ettől sokkal nyugodtabb a szabadsága.

A visszatérés is megterhelő lehet ha az utolsó pillanatban érkezünk haza és azonnal a felgyülemlett e-mailekbe esünk.

Sokan vasárnap este landolnak és hétfő reggel már bent vannak a munkában minden átmenet nélkül. Ilyenkor az ember azonnal feszült lesz és elveszti a szabadság alatt nyert előnyöket. Szerencsére ma már rendelkezésre állnak olyan eszközök mint a Google Gemini amelyek segítségével gyorsan át lehet nézni és rangsorolni a több száz levelet. Ez nagy segítség a zökkenőmentes visszatéréshez.

Ha a főnök túl gyakran keres minket szabadságon akkor érdemes előre finoman jelezni a határokat. Jogilag semmire sem kötelezhető a munkavállaló hogy minden nap válaszoljon e-mailekre mert akkor már nem is szabadság. Érdemes ezért még indulás előtt egyeztetni hogy sürgős esetben melyik csatornán lehet elérni és mi számít valóban sürgősnek. A jó vezetők ma már odafigyelnek arra is hogy a munkatársaik hogyan töltik a pihenésüket és korlátozzák önmagukat.

• Hogyan lehet elkerülni hogy a nyári szabadságok miatt káosz alakuljon ki a cégnél? Pozvai Zsolt szerint már hónapokkal korábban el kell kezdeni a szabadság tervezést világos belső szabályokkal és egyeztetéssel. A tizenöt napos törvényi határidő a gyakorlatban kevés ha sokan egyszerre mennek el. Ha nincsenek előre egyeztetett helyettesítések és prioritások akkor az utolsó pillanatban dőlnek el a dolgok és mindenki elégedetlen lesz.
• Miért fontos hogy valaki tényleg két vagy három hetet egyben kivegyen szabadságra? Mert a rövid hétvégék nem adják meg azt a mentális feltöltődést és kreatív resetet amit a hosszabb pihenés biztosít. Pozvai Zsolt megfigyelte hogy a legjobb ötletek gyakran a szabadság végén vagy utána jönnek amikor az agy végre kiürült a napi teendőktől. Aki sosem megy el ennyi időre az előbb-utóbb kiég és csökken a hosszú távú teljesítménye is.
• Hogyan kezeljük az e-maileket és a főnök megkereséseit szabadság alatt anélkül hogy teljesen lekapcsolódnánk? Érdemes előre egyeztetni a kollégákkal hogy milyen gyakran és milyen csatornán lehet elérni például heti kétszer reggelente. Így elkerülhető a folyamatos zaklatás és a szervezeti kultúrában is kialakulhat egy egészségesebb norma. Ha mégis sok levél gyűlik össze a visszatéréskor akkor az AI eszközök mint a Google Gemini gyorsan segítenek átlátni és rangsorolni a teendőket.